GoBD

 

Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Die GoBD sind eine Spezifikation der deutschen Finanzbehörden, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff beschreibt. Demnach müssen Sie sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle – egal ob in Papierform oder elektronisch, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden. Unternehmer müssen diesen Grundsätzen entsprechend handeln und das Finanzamt kann im Rahmen von Betriebsprüfungen verlangen, dass Sie steuerlich relevante Daten aus der Buchhaltung, dem Kassenbuch oder der Fakturierung für die Dauer der Aufbewahrungspflicht zur Verfügung stellen. 

Desktop Enterprise unterstützt Sie hierbei durch eine Vielzahl wichtiger Funktionen und Eigenschaften:

Nachvollziehbarkeit: Desktop Enterprise ermöglicht eine fortlaufende Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in einer hochintegrierte und relational verknüpften Arbeitsumgebung. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten sind die Daten vor unbefugtem Zugang und Missbrauch geschützt.

Vollständigkeit: Erfasste Daten und Geschäftsvorfälle werden zentral und strukturiert verwaltet, automatisch gespeichert und geordnet und übersichtlich aufbewahrt.

Ordnung:  Umfassende Berichte (siehe "Berichte") sowie Such- und Filterfunktionen sorgen dafür, dass benötigten Informationen in Sekundenschnelle gefunden werden, Sie jederzeit auf alle Aufzeichnungen zugreifen können und immer einen schnellen Überblick erhalten.
 
Unveränderbarkeit: Steuerlich relevante Daten können nachträglich nicht mehr geändert oder gelöscht werden. So werden Buchungen der Buchhaltung und des Kassenbuchs programmtechnisch automatisch und zeitnah festzuschrieben und können anschließend nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Abgeschlossene Vorgänge der Fakturierung können nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Finanzdaten können nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Steuerlich relevante Buchungen und Geschäftsvorfälle sind mit einem Datumsstempel versehen usw.

Datenzugriff: Unternehmen sind verpflichtet, steuerlich relevante Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht in maschinenlesbarer Form bereit zu halten. Alle steuerlich relevanten Daten können dazu aus Desktop Enterprise im Excel- oder im DATEV-Format exportiert werden, um einen schnellen Datenaustausch mit Steuerberatern oder dem Finanzamt zu gewährleisten.

Hinweis: Da alle steuerlich relevanten Daten für Betriebsprüfungen bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lesbar sein müssen, genügen Sicherungen von Datenbanken allein den gesetzlichen Anforderungen nicht, da diese für die Finanzämter nicht auswertbar sind und durch neuere Betriebssysteme, Formatwechsel, neue Softwarereleases usw. unbrauchbar werden können. Steuerlich relevante Daten müssen deshalb, wie mit Desktop Enterprise, exportierbar und archivierbar sein. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Programmhilfe von Desktop Enterprise unter dem Stichwort "Archivierung". Beachten Sie dabei auch die Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung oder als rechtliche Grundlage Ihrer Handels- oder Geschäftsbeziehungen relevant sind. Die Aufbewahrungsfristen gelten gleichermaßen für alle elektronisch gespeicherten Daten, sowie für als PDF oder auf Papier aufbewahrte Unterlagen. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in der Programmhilfe von Desktop Enterprise unter dem Stichwort "Archivierung".